Anonyymit Alkoholistit

On olemassa ratkaisu

Toimintaraportti ValTo 2016–2017

PN:n valtuustokokoustoimikunnan  toimintaraportti vK 20.

Raportti sisältää toimikunnan asiat seuraavasti:

Toimintasuunnitelma valtuustokausi 2016–2017         

Toimintakertomus valtuustokausi 2016–2017              

Toimintasuunnitelma valtuustokausi 2017–2018

 

1.  Yleistä

Toimintasuunnitelma  2016–17               

Palveluoppaan mukainen toimikunnan toimenkuva:

Toimikunta valmistelee valtuustokokouksen, tekee esityslistan ja p
äiväjärjestyksen ja työskentelee muiden käytännön järjestelyjen parissa sekä vastaa valtuustokokouksen loppuraportista.

Toimikunta vastaa palvelutoimiston käytännön toiminnoista ja arkiston ylläpidosta.

Toimikunta vastaa taloudenpidosta yhdessä yhdistyksen rahastonhoitajan kanssa ja valmistelee talousraportit ja muut talouteen liittyvät asiat valtuustokokoukseen.

Toimikunta seuraa jatkuvasti toveriseuran tarpeita, mahdollisuuksia ja tarvittavia varoja toimivan palvelutoiminnan ylläpitämiseksi.

Toimintakertomus 2016–17

ValTo:n toiminta on valtuustokauden aikana ollut hyvähenkistä ja jäsenet ovat osallistuneet kokouksiin aktiivisesti. Palveluoppaan kuvaama toimenkuva on täyttynyt.

Toimintasuunnitelma 2017–18
Tärkeimmät tehtävät  ovat valtuustokokouksen järjestelyt sekä toimiston asioiden hoito, näiden lisäksi toimikunta tulee kykynsä mukaan toteuttamaan 20. VK:n toimintasuositukset ja PN:lta saadut tehtävät.

2. Toimikunnan kokoonpano
Toimintasuunnitelma 2016–17
19. VK:n ja 20. VK:n  tuleva puheenjohtaja ja 20. VK:n valtuustokokoustoimikunnan pj, toinen pohjoismainen valtuutettu, toimistonhoitaja sekä tarpeellisiksi katsottavat kutsutut jäsenet muodostavat yhdessä luottamushenkilöiden kanssa toimikunnan kokoonpanon.

Toimintakertomus 2016–17

Toimikunnan jäsenet 2016–17:
Leni               toimistonhoitaja
Nina              kutsutth jäsen, PMV 
Petteri           kutsuttu jäsen, 19. VK:n pj.
Maana          kutsuttu jäsen, 20. VK:n pj
Riku              kutsuttu jäsen.
Janne            kutsuttu jäsen, 20. VK:n valto:n pj.
Esko              siht. luottamushenkilö (erosi vuodenvaihteen jälkeen)                    
Nisse           pj. luottamushenkilö
Kokouksia valtuustokaudella on pidetty 8, tavallisimmin palveluneuvoston kokousta edeltävänä tiistaina toimistolla. Yhteyttä jäsenten kesken on pidetty puhelimitse ja sähköpostitse. Toimikunta on raportoinut toiminnastaan PN:lle sekä suullisesti että toimittamalla kokousmuistiot luottamushenkilöille ja muiden toimikuntien jäsenille sähköpostilla. Esko luopui omasta pyynnöstään  sekä PN:n että ValTo:n jäsenyydestä vuodenvaihteen jälkeen.

Toimintasuunnitelma 2017–18
Toimikuntaan kuuluu tulevanakin toimikautena kaksi luottamushenkilöä ja toimistonhoitaja kiinteinä” jäseninä, edellisen ja tulevan Valtuustokokouksen pj:t sekä toinen PMV:n osallistumisesta on koettu hyväksi, lisäksi toimikunta täydentää itseään tarvittavalla katsomansa osaamisella.


3. Varsinainen toiminta

Toimintasuunnitelma 2016–17
Palvelutoimiston työn ohjaaminen yhdessä PN:n ja toimistonhoitajan kanssa.

Toimintakertomus 2016–17
Tomistonhoitajana on toiminut Leni ja aukioloajat ovat olleet neljä tuntia kahtena päivänä viikissa. Tehtävästä on maksettu kulukorvaus.  Leni on tomistonhoitajana kuulunut toimikunnan vahvuuteen ja ovat säännöllisesti raportoineet toimiston kuulumiststa ja tarpeista.
Palvelutoimiston ja toimistonhoitajan toimintavuodesta 2016 on tehty informatiivinen raportti, joka löytyy kokousaineiston C-osiosta ( asiakirja C 15 ).

Toimintasuunnitelma 2017–18
Toimikunta seuraa jatkossakin toimiston työskentelyä ja pyrkii korjaamaan havaittuja epäkohtia.

Toimintasuunnitelma 2016–17
PN:n toimikunnalle osoittamien 19. VK:n toimintasuositusten toteuttaminen sekä muut PN:n asettamat tehtävät.

Toimintakertomus 2016–17
19. VK:n  pöytäkirjasta ja raportista oli poimittavissa 7 suosituksiksi tai toimeksiannoksi lueteltavaa seikkaa. Lista on ollut koko toimikauden aikana neuvoston kokousten asialistan liitteenä ja on 20. VK:n toimintasuositusraportin runkona.

Toimikunnalle delegoitiin suositus no. 5:
19. VK  katsoi Palveluneuvoston ja sen toimikuntien raportoineen riittävästi toiminnastaan, mutta annettiin tehtäväksi vielä kehittää valtuustokokoukselle raportointia.
20 VK:n kokousaineistoon on yhdistetty toimintasuunnitelmat ja -kertomukset yhdeksi asiakirjaksi, toimintaraportiksi, josta ilmenee mitä oli suunniteltu, mitä on saatu aikaan ja miten jatketaan.
19.VK:n arvioinnista saadun palautteen perusteella ja kaiken saadun kokemuksen huomioiden valmisteli 20. valtuustokokousta. Valmisteluissa on huomioitu että
käsillä on 20. VK, jonka johdosta perjantai-illaksi on valmisteltu juhlaistunto erillisen työryhmän toimesta.
VK.20:n kokousmateriaali on koottu VK.19:ssa esitettyjä huomautuksia ja jotta myönteiset tuulet jatkuu valtuustokokousmateriaalissa on mukana arviointilomake kokoustilojen ja -järjestelyiden seuraamiseksi.

Toimintasuunnitelma 2017-18
Tulevalla valtuustokaudella pyritään välittämään 21. VK:lle osoitettuja aloitteita  valtuutetuille jo helmikuun alkupuolella. 
Edelleen työn alla on materiaalin sujuva toimitus sähköisessä muodossa   osallistujille.


4.  Kulut jotka liittyv
ät toimikunnan toimintaan

Toimintasuunnitelma 2017–18

Valton toimenkuvaan kuuluvien toimistonhoidon ja VK:n järjestämisen kulut arvioidaan tulevalla valtuustokaudella olevan:

                      Toimiston vuokra                                                                             4200

                      Toimistonhoitajan kulukorvaus                                                     2400

                      Pankki, posti, puhelin ja sekal.                                                       960

                      it-kulut                                                                                               700

                      VK:n kustannukset                                                                          4500